Vaše „žába“ je ten nejdůležitější a možná i nejkomplikovanější úkol, který musíte vyřešit. Jakmile se zbavíte tohoto úkolu, ty ostatní úkoly bude snadné dokončit. Stejně tak to můžete brát tak, že vaše dnešní práce už je hotová.Brian to celé staví do kontextu boje s prokrastinací. Já osobně jsem si tenhle přístup velmi oblíbil a úspěšně si navykl tuhle metodu využívat. Totiž začít úkolem, který bych s největší pravděpodobnosti odkládal, způsobí, že ty ostatní úkoly, bude jednoduché dokončit, protože v porovnání s tím prvním jsou snadné a jsou tak vlastně za odměnu.

A tuhle metodu můžeme posunout ještě na vyšší úroveň tím, že první věc, kterou bychom měli dělat je ta, která přiblíží k dokončení našeho velkého úkolu nebo dosažení cíle. Brian tento, řekněme rozšířený přístup, stručně ve své knize zmiňuje, ale ze zkušenosti vím, že tenhle přístup je mnohem více zaměřen na plnění úkolů než je jen boj s prokrastinací.

Návyk plnění nejdůležitějšího úkolu jako prvního

Jedná se o velmi jednoduchý návyk, který je však extrémně účinný, pokud jej aplikujete každý den. Pracováním na vašem největším úkolu každý den, nevyhnutelně vede k tomu, že  se dostaví úspěch. Obzvláště, pokud se zaměříte na ty nejdůležitější úkoly a dáte do nich veškerou energii. Ke splnění vašich cílů se pak dostanete mnohem rychleji než čekáte. Tenhle zvyk má totiž řada úspěšných lidí a podle mého názoru tohle je právě ta vlastnost, která je činí úspěšnými. A pracovat dopoledne je pro většinu lidí snadnější zejména z těchto úkolů:

• V této části dne máte nejvíc energie (zejména pokud jste se dobře vyspali)
• Jste mnohem méně vyrušováni
• Jste mnohem více koncentrován

Další výhodou „jezení žáby“ každý den je to, že se prakticky okamžitě zbavíte stresu z nesplněných úkolů a váš mozek se nebude muset zabývat tím, co je nutno ještě během dne zvládnout. Jen si to představte, jak je stresující vědomí, že na konci dne nemáte hotové X, Y a Z, oproti tomu, když jste tyto úkoly splnili už ráno, kdy jste měli ještě spoustu energie a nikdo vás u toho nevyrušoval.

Největším problémem „jezení žády“ má většina lidí v tom, že neumí určit úkol, na který se zaměřit. Abyste to zvládli musíte se naučit definovat vaše cíle. Pár pěkných knížek k tomuto tématu je na amazonu (Goals! a The Power of Story). Já se tomuto tématu budu věnovat v některém z dalších článků. Pro začátek, pokud pracujete v běžné firmě, zkuste se zeptat svého nadřízeného na jaký úkol byste se měli zaměřit. Je důležité uvědomit si, co je vlastně produktivita a jak ji docílit. Produktivním se stanete ve chvíli, kdy svůj čas trávíte na úkolech, které vás posunují směrem ke splnění vámi stanovených cílů.Takže abyste byli produktivní, musíte pracovat na tom, co vede k jakémukoliv cíli v budoucnosti, ideálně v tak, abyste ke splnění cílů spotřebovali co možná nejméně času. Toho docílíte tím, že strávíte váš nejproduktivnější čas plněním právě nejdůležitějších úkolů.

Ráno nemám čas!

Chápu ten problém. Ráno se probudíte v sedm hodin a v devět dorazíte do práce. Kde najít čas na pracování na osobních projektech, které máte naplánovány, když je mám dělat ráno? Řešení je jednoduché, prostě vstávejte dříve. Hromada lidí díky tomu slaví úspěch, a to včetně mě. V jednom z mých připravovaných článků se zabývám ranním vstáváním detailněji. Teď jen v kostce. Ranní vstávání je zvyk stejně jako cokoliv jiného. Začátky bolí, ale když si na to zvyknete, bude to snadné. Uvědomte si, že pokud vstanete jen o hodinu dříve, váš den se okamžitě prodlouží o jednu hodinu, za kterou se dá zvládnout hromada věcí!

Uvědomte si, že vaše investice se ve výsledku násobí. Už Albert Einstein napsal, že „úrok z úroku je tu největší silou ve vesmíru.“ Začněte dne, vstávejte dříve a pracujte hned z rána na nejdůježitějších úkolech a zvládnete i ty největší cíle.

Jak už jsem uvedl, klíčem k tomu, abyste byli schopni vstávat dříve, je rozklíčovat náš spánkový režim. Kolik hodin spánku ve skutečnosti potřebujete? Potřebná doba spánku u dospělého člověka se pohybuje mezo 7-9 hodinami. Naplánujte si svůj čas v posteli podle toho. Řekněme, že chodíváte spát kolem půlnoci, vstáváte v sedm a v práci jste v devět. Zkuste vstát o hodinu dříve, tedy v šest. Aniž bychom snížili dobu našeho spánku, měli bychom být v posteli už v jedenáct. Hodina v noci vám stejně chybět nebude. Sáhněme si do svědomí, jak takový čas obyčejně trávíme. Nebudu daleko od pravdy, když budu hádat televizi, počítačové hry a podobně, že?

Uvedení do praxe

Myšlenka „jezení žáby“ může být aplikována nejen na vaše osobní projekty, ale zejména i práci. Hned, jak přijdete do práce, začněte pracovat na těch nejdůležitějších úkolech. Prostě, jakmile „sníte žáby svých osobních projektů“, je čas udělat to samé i v práci.

Osobně jsem zvyklý pracovat od v režimu 9:00-17:00 a vstávám ráno kolem šesté. V půl sedmé je čas pracovat na svých osobních projektech, večer jsem totiž moc unavený na nich pracovat, a kromě toho mi v tom brání i rodinné důvody, takže ráno, zatímco ostatní spí, já se věnuji svým soukromým projektům. Je to jedno z nejlepších rozhodnutí, které jsem kdy v životě udělal.

Ráno si můžu jít zaběhat, protože se chystám na maraton. To mi zabere tak 50 minut včetně sprchy. Pak se vrhnu na své další osobní aktivity. Může to být cokoliv. Zaplatit účty, zkontrolovat probíhající rekonstrukci domu a zahrady, uklidit garáž. A než dorazím do práce, mám skvělý pocit z toho, že jsem už zvládl udělat hromadu skvělé práce. A protože tento trend nechci pokazit rovnou se vrhám na své žáby v práci a během následujících dvou hodit se soustředím na své největší pracovní úkoly.

Mezitím se přiblíží poledne a s ním čas na oběd s kolegy. A teprve potom si pustím emailový klient a vyřeším kupu e-mailů, které se mi za dopoledne nahromadily. Určitě jste to už slyšeli, ale hlavně nekontrolujte svou e-mailovou schránku hned poté, co dorazíte do práce. Neexistuje lepší zabíječ produktivity než právě toto.

Jak začít

V následující části se podíváme na to, jak začít používat tuto techniku.

1. Sepište seznam úkolů, na které se chystáte během zítřka, a které vedou ke splnění vašich cílů (nejprve se pusťte do soukromých projektů a pak to samé udělejte i pro pracovní část svého života). Zkuste si položit následující otázky:

• Jaké aktivity mi přinášejí největší užitek?
• Co mohu udělat pouze já, a pokud to udělám správně, budu cítit velký rozdíl?
• S činnosti považujete za nejefektivněji strávený čas aby vás posunul nejruchleji k vašim aktuálním cílům?

2. Odpověď na poslední otázku je vaše největší žába. S tímhle úkolem začnete hned zítra ráno.

3. Připravte sami sebe na zítřejší plnění úkolu. Naplánujte si, jakým způsobem splníte tento úkol zítra ráno. Připravte si všechny potřebné nástroje a pomůcky.

Což pro některé úkoly to může znamenat, vstát dříve nebo dorazit do kanceláře o něco dříve. Uděljte to, pokud si myslíte, že se tím zvýší pravděpodobnost, že nebudete ničím a nikým rozptylováni a vy se budete moci plně soustředit na splnění úkolu.

4. Na konci pracovního dne, pokračujte opět od bodu 1. Každý (pracovní) den.

Celé tohle vám zabere maximálně pět minut, ale změní to dramaticky váš život. Zkuste to a dejte vědět, jak vám tahle jednoduchá technika pomohla zvýšit vaši produktivitu.

Nejprve trochu terminologie. Samotný termín Scrum je odvozen od názvu tzv. mlýnu, který sportovní fanoušci mohou znát z rugby. Pro nesportovce (jako jsem třeba já)- jedná se o takový útvar, kdy se hráči postaví do zástupu a rozehrávají hru tím, že se mezi ně hodí míč a oni se o něj poperou. Dalšími termíny jsou pigs (prasata) a chickens (kuřata). Pigs jsou programátoři a chicken ti nad nimi (projekťáci, architekti, sponzoři projektu…).

Celý proces vývoje se dělí na tzv. sprinty, což jsou období dlouhá několik týdnů (obyčejně tři až čtyři, ale může to být i delší). Pro tento sprint existuje plán úkolů, který se připraví do tzv. backlogu. V rámci sprintu si programátoři berou jeden úkol za druhým a postupně je realizují. Důležité je, aby doba realizace jednotlivých úkolů trvala ideálně jeden den. Navíc programátoři mohou do backlogu přidávat další úkoly, které je nutné realizovat během vývoje.

Jak to celé funguje?

Na počátku každého sprintu/etapy se svolá plánovací schůzka. Výsledkem této schůzky je plán pro příští sprint v takové formě, že s ním souhlasí každý člen týmu. Tento plánovací meeting je naplánován na celý den a povinně se účastní všichni „pigs“. Mohou být pozváni i zástupci z řad „chicken“, ti však nejsou oprávněni diskutovat. Je také vhodné pozvat zástupce z řad „business vlastníka“ (zadavatel nebo analytik)

Tento meeting může být rozdělen do dvou částí. V první části se prochází jeden úkol backlogu za druhým a diskutuje se o tom, jak jej implementovat, co to má vlastně dělat apod. Jak bylo již uvedeno, právě pro tuto fázi je ideální, aby se této části meetingu zúčastnili i zástupci z business analytiků. Ti jsou tak však pouze od toho, aby zodpovídali dotazy.

V druhé části se jednotlivé úkoly ohodnocují body podle náročnosti. K tomuto účelu jsme s výhodou využili klasických hracích karet, kdy každý z členů měl k dispozici karty v hodnotě A, 2, 3, 5, 8 a K. Karty (kromě K) značí bodovou hodnotu, Král znamená „nelze realizovat“. Členové týmu u každého požadavku naráz ukáží kartu s jejich předpokladem (naráz proto, aby se nemohli ovlivňovat). Tuto „hru“ můžeme nazvat třeba „hodnotící poker“. Důležité je, aby ve výsledku všichni členové týmu souhlasili s výslednou bodovou hodnotou. Tyto hodnoty se zapisují ke každému požadavku a stávají se závaznými. V našem týmu jsme tyto dvě etapy sloučili do jedné a přišlo mi to efektivnější.

Při hodnocení je důležité určit si převodní jednotku – tedy to, co vlastně znamená právě jeden bod. U nás je problém, že se nám nepodařilo úkoly rozdělit na tak atomické úkoly, že by měl jeden zabrat maximálně jeden den. Stanovili jsme tedy, že jeden bod znamená 0,5MD.

Dalším důležitým krokem určení tzv. velocity, což je zjednodušeně řečeno výkonnost týmu. Ta se počítá v různých jednotkách. V našem případě ji přepočítáváme na body, které reflektují pracnost úkolu, kterou jsme si určili na plánovacím meetingu pomocí hodnotícího pokeru. Vlastní velocita pak říká, kolik těchto bodů jsme schopni zrealizovat během jedné iterace (sprintu).

Během vlastní iterace(sprintu) se každý den uspořádá schůzka, které se říká scrum a vede ji Scrummaster. Délka této schůzky je striktně omezena na 15 minut. Během této schůzky každý vývojář odpoví na tři otázky:

• Co jsi udělal od poslední schůzky?
• Co plánuješ udělat dnes?
• Vyskytly se nějaké překážky, které bránily dokončení Tvého předhozího úkolu?

Důležité je, že na této schůzce se případné problémy pouze identifikují, jejich řešení probíhá mimo scrum. Důvod je logický – nebudeme zdržovat ostatní členy týmu záležitostmi, které se jich přímo nedotýkají. A poslední věc: Scrumy je potřeba provádět ve stoje. Důvod je jednoduchý, relativně snadno se tím zabrání tomu, aby se účastníci scrumu rozpovídali (pokud nezabírá pořádat scrum ve stoje, pořádejte ho třeba v ruštině-uvidíte, že všichni budou rázem stručnější). Pokud je více týmů/scrumů, pořádá se ještě tzv. Scrum of Scrum. Na této schůzce Scrummasteři reportují problémy a status ze „svých“ scrumů. A ještě jedna důležitá věc ke scrumům. Scrumy jsou určeny pouze pro členy týmů-projekťáci, sponzoři apod. se zúčastnít mohou, ale nesmí do schůzky nikterak zasahovat.

Na konci sprintu se pak uspořádá schůzka, kde se zhodnotí uplynulá iterace a diskutují se problémy, které se vyskytly během právě uplynulé iterace a hledá se jejich řešení.

Výhodou této metodiky je to, že zapojíme programátory přímo do procesu vývoje, navíc programátoři získají část zodpovědnosti za realizaci díla, termíny a kvalitu. Díky tomu nemají pocit, že by byli jen cvičenými opicemi. Další celkem důležitou záležitostí je fakt, že manažeři projektu ztratí část pravomocí, které se deleguje přímo na projektový tým. Manager pak má pouze funkci kontrolní, což ne vždy může být pro projektového manažera akceptovatelné. S tím se pojí nejdůležitější věc na celém procesu zavedení této metodiky. Vedení projektu musí plně důvěřovat vývojovému týmu, tomuto procesu vývoje a nesnažit se zavádět do této metodiky postupy, které znají ze své běžné praxe.

Uvidíme na konci projektu, jestli nám tato metodika pomohla lépe a s větší efektivitou zvládnout tu obrovskou horu práce, kterou realizujeme-určitě pak podám report. A co Vy? Používáte nějaké agilní metodiky vývoje (nebo i konzervativní)? Pokud ano, jaké s nimi máte zkušenosti?